KEARSIPAN
Dasar Hukum :
Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, Kep. Mendagri No. 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Depdagri, Keputusan Gubernur Propinsi Jawa Barat No. 7 Tahun 2000 tentang Kearsipan Propinsi Jawa Barat.
Pengertian Arsip :
Pasal 1 UU Nomor 7 Tahun 1971
1) Naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak tunggal maupun berkelompok dalam rangka paleksananaan kegiatan Pemerintahan.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Peranan Arsip :
-Sebagai sumber informasi
-Sebagai pusat ingatan
-Sebagai sumber sejarah
-Sebagai sumber ilmu pengetahuan
Fungsi Arsip Membedakan
A. Arsip Dinamis : arsip yang masih digunakan secara langsung di dalam kegiatan Pemerintahan
Arsip Dinamis terdiri dari :
- Arsip Dinamis Aktif : Arsip yang masih terus digunakan
- Arsip Dinamis in Aktif : Arsip yang frekuensi kegunaannya sudah menurun. Arsip ini disimpan dan diselamatkan di Kantor Arsip Daerah
B. Arsip Statis : Arsip yang sudah tidak digunakan lagi tetapi mempunyai nilai guna tinggi dan mengandung nilai sejarah. Arsip ini tidak bisa dimusnahkan.
Arsip Dinamis Aktif menjadi Arsip Dinamis in Aktif didasarkan pada penilaian (Nilai Guna) antara lain :
Nilai Guna Primer :
- Nilai Guna Administrasi
- Nilai Guna Hukum
- Nilai Guna Keuangan
- Nilai Guna Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Nilai Guna Sekunder :
- Nilai Guna Kebuktian
- Nilai Guna Informasional
Tujuan Kearsipan
Menjamin keselamatan bahan bukti akuntabilitas Pemerintah Daerah Tentang Perencanaan, pelaksanaan kegiatan, pengawasan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara.
SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
Berdasarkan Kep. Mendagri Nomor 30 Tahun 1979 jo Kep. Gubernur Prop. Jawa Barat Nomor 07 Tahun 2000
Keuntungan penggunaan system kerarsipan pola baru :
- Mengurangi pencatatan berulang-ulang pada tiap-tiap unit kerja
- Mempermudah pencarian kembali, apabila arsip tersebut dibutuhkan
- Menghemat waktu, ruang dan tenaga
- Mempermudah penyusutan dan penghapusan arsip
Sistem ini terdiri dari 3 Sub Sistem :
1. Sub system kesatu pengendalian dan pengurusan surat dengan sarana Kartu Kendali
- Pengurusan surat secara sentral melalui Tata Usaha dan penanganan masalah oleh masing-masing unit pengolah.
- Digunakan kartu kendali sebagai pengganti agenda
- Penyusunan kartu berdasarkan klasifikasi masalah, U.P. dan Instansi Pengirim
Sarana Kendali :
-Kartu Kendali Surat Masuk
-Kartu Kendali Surat Keluar
-Kartu Tunjuk Silang
-Lembar Pengantar
-Lembar Disposisi
2. Sub Sistem Kedua (Penataan berkas dengan sarana pola klasifikasi)
- Penataan berkas pada prinsipnya menata berkas agar mudah ditemukan apabila diperlukan
- Sarana yang digunakan adalah pola klasifikasi
Klasifikasi dalam kearsipan adalah pengelompokan arsip menurut masalahnya pembagian masalah arsip dalam 10 masalah besar :
000 : Umum
100 : Pemerintahan
200 : Politik
300 : Keamanan.Ketertiban Umum
400 : Kesejahteraan Rakyat
500 : Kesejahteraan Rakyat
600 : PU dan Ketenagaan
700 : Pengawasan
800 : Kepegawaian
900 : Keuangan
3. Sub Sistem Ketiga (Penyusutan Arsip)
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang pelaksanaannya dilakukan dengan cara memindahkan arsip in-aktif dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan dlaam Lingkungan Departemen/Lembaga yang bersangkutan, memusnahkan arsip dan menyerahkan Arsip Statis ke Arsip Nasional.
Landasan Hukum Penyusutan Arsip :
- UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
- PP. Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
- SE. Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Penanganan arsip In-Aktif sebagai ketentuan peralihan tentang penyusutan arsip.
- Kep. Mendagri Nomor 100 Tahun 1991 tentang JRA Depdagri
- Kep. Gubernur Nomor 19 Tahun 1994 tentang JRA Pemda Tingkat I Jawa Barat
- SK Bupati KDH Tk. II Kuningan Nomor : 056/SK.658-KAD/98 tentang JRA Pemda Tk. II Kuningan
Kegunaan Penyusutan Arsip
Jadual Retensi Arsip yakni daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang penentuannya berlandaskan kepada Nilai Guna Arsip
Tindakan untuk menyelamatkan arsip
- Melaksanakan Tata kearsipan dengan baik dan benar
- Menyiapkan dan membina tenaga pengelola kearsipan
- Menyediakan Anggaran bagi kegiatan kearsipan
- Menyediakan pusat penyimpanan arsip dinamis aktif (Central File)
- Menyediakan Depo
- Melakukan penyusutan arsip dengan cara :
1) Pemindahan Arsip
2) Penyerahan Arsip Statis
3) Pemusnahan Arsip
Sumber :
Leaflet Kearsipan, Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kuningan.
Keraton Jogjakarta
Borobudur Jogjakarta
